1. Responsable de traitement

KonecTeam SAS (voir Mentions légales) est responsable du traitement des données relatives à la relation commerciale avec ses clients (compte, facturation). Concernant le contenu des signalements déposés par les salariés d'une entreprise cliente, KonecTeam SAS agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, pour le compte de l'entreprise cliente qui demeure responsable de traitement de son propre dispositif d'alerte.

2. Données collectées

Lors de la souscription : nom de l'entreprise, identité et coordonnées du représentant (email, téléphone), données de facturation transmises à notre prestataire de paiement. Lors de l'utilisation du service par les Gestionnaires : identifiants de connexion et actions réalisées sur la plateforme.

Lors du dépôt d'un signalement par un alerteur : le contenu du signalement, ses pièces jointes éventuelles, et, selon le choix de l'alerteur, son identité (mode confidentiel) ou aucune identité (mode anonyme). Ces données sont chiffrées et ne sont accessibles qu'aux Gestionnaires habilités de l'entreprise concernée.

3. Base légale des traitements

L'exécution du contrat d'abonnement pour les données de facturation et de compte ; le respect d'une obligation légale, pour le traitement des signalements par l'entreprise cliente dans le cadre de la loi Sapin II modifiée par la loi Waserman ; l'intérêt légitime, pour l'amélioration et la sécurité du service.

4. Sous-traitants et destinataires

Vigilancy fait appel aux sous-traitants suivants, chacun encadré par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD :

5. Durée de conservation

Les données de compte et de facturation sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant la durée requise par les obligations comptables et fiscales (10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné, article L123-22 du Code de commerce).

Les données d'un signalement sont conservées, sauf suites judiciaires ou disciplinaires en cours, pendant 5 ans à compter de la clôture du dossier ; un signalement classé sans suite ou n'entrant pas dans le champ du dispositif est supprimé ou anonymisé dans un délai de 2 mois après sa clôture (voir notre article sur le RGPD et le dispositif de signalement).

6. Sécurité des données

Le contenu des signalements et des échanges est chiffré (AES-256). L'hébergement est assuré en France par Scalingo, certifié ISO 27001 et qualifié SecNumCloud par l'ANSSI. L'accès aux signalements est strictement limité aux Gestionnaires habilités par l'entreprise cliente.

7. Droits des personnes concernées

• Droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, dans les conditions prévues par le RGPD.
• Pour un signalement, ces droits s'exercent auprès de l'entreprise concernée (responsable de traitement), et ne peuvent en aucun cas permettre d'obtenir communication de l'identité de l'auteur d'un signalement anonyme.
• Pour toute question relative à vos données, ou pour introduire une réclamation, vous pouvez nous contacter à contact@vigilancy.fr, ou saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

8. Transferts hors Union européenne

Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne : l'ensemble des sous-traitants mentionnés ci-dessus hébergent ou traitent les données au sein de l'UE.

9. Modification de la présente politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur cette page à la date de consultation.